Time Management

Πώς πρέπει να διαχειριζόμαστε τον χρόνο μας?Γιατί κάποιοι τα προλαβαίνουν όλα, ενώ άλλοι κοιτάζουν πίσω τους και δεν μπορούν να καταλάβουν πώς πέρασε τόσος καιρός χωρίς να έχουν ξεκινήσει το hobby που θέλαν, το ταξίδι που σχεδίαζαν, το μεταπτυχιακό που χρειαζόταν κτλ κτλ.

Θα προσπαθήσω λοιπόν να σας μεταφέρω κάποιες από τις σκέψεις και τις ιδέες που μου φάνηκαν χρήσιμες, έπειτα από αρκετά χρόνια πειραματισμών με τεχνικές, εργαλεία και πολλών συζητήσεων με φίλους, συμφοιτητές, συναδέλφους μου.

Βήμα 1: First Things First

Σκεφτείτε όλους τους διαφορετικούς ρόλους που έχετε: μπορεί να είστε φοιτητής, γιος, αδερφός, φίλος, σύντροφος, μαθητής (π.χ. μουσικής), αθλητής, υπάλληλος. Ο καθένας μας φοράει ταυτόχρονα περισσότερα από 5-6 διαφορετικά "καπέλα" ρόλων και προσπαθεί έστω και υποσυνείδητα, να ανταποκριθεί σε όλους. Φυσικά, κάποιοι από τους ρόλους μονοπωλούν ανά περιόδους το ενδιαφέρον μας, αλλά αυτό δεν σημαίνει πως επειδή εργάζομαι ή διαβάζω πολλές ώρες κάθε μέρα, θα πρέπει να ξεχάσω τα hobbies μου, ή τους φίλους μου κτλ. Απλά πρέπει να θέσω τις σωστές προτεραιότητες στον κάθε ρόλο.

Πώς θέτω τις προτεραιότητες λοιπόν? Στο παρελθόν έχουν χρησιμοποιηθεί κυρίως τρείς τεχνικές:

1. ABC analysis: Κάνω μια λίστα με όλους τους στόχους που έχω για κάθε ρόλο και έπειτα θέτω Α=υψηλή προτεραιότητα, Β=μεσαία προτεραιότητα C=χαμηλή προτεραιότητα

2. Pareto analysis: Σύμφωνα με την ανάλυση Παρέτο, το 80% των tasks μπορούν να γίνουν στο 20% του χρόνου μας. Το υπόλοιπο 20% των tasks θα απαιτήσουν το 80% του χρόνου μας. Με την μέθοδο αυτή, ξεκινούμε πρώτα με τα tasks που γίνονται γρήγορα και μπορούμε να τα τελειώσουμε στο 20% του χρόνου μας.

3. Fit: Έχω την λίστα με τα tasks που πρέπει να γίνουν και επίσης το ημερολόγιο μου με τον διαθέσιμο χρόνο. Εαν μεταξύ δύο δραστηριοτήτων μου έχω 30 λεπτά διαθέσιμα, θα προσπαθήσω να βάλω ένα task που απαιτεί 30 λεπτά (όχι 5 λεπτά task αλλά ούτε 2 ωρών task) οπότε να έχω το μέγιστο Utilisation του διαθέσιμου χρόνου μου.

Σας προτείνω να δοκιμάσετε μια 4η τεχνική, την οποία πρότεινε ο Stephen Covey στο βιβλίο του "First Things First". Στην τεχνική αυτή, προτείνεται να κάνετε μία κατάταξη των goals (ή tasks που απορρέουν από goals) σε έναν πίνακα "Importance and Urgency".

Σύμφωνα με την τεχνική αυτή δημιουργείς έναν πίνακα με δύο στοιχεία: Urgency και Importance των tasks σου. Όπως καταλαβαίνετε, δημιουργούνται 4 τεταρτημόρια:

Q1: Urgent and Important, Q2: Important Not Urgent, Q3: Urgent Not Important, Q4: Not Important, Not Urgent

Q1: Εδώ μπαίνουν tasks τα οποία πρέπει να γίνουν άμεσα και είναι σημαντικά. Π.χ. έχει χτυπήσει το παιδί μου και πρέπει να το πάω στον γιατρό, πρέπει να διαβάσω 5 ώρες σήμερα γιατί αύριο είναι οι εξετάσεις για το μάθημα κτλ.

Q2: Εδώ μπαίνουν tasks τα οποία είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα. Εδώ είναι και όλο το κλειδί του time management, μιας και οι περισσότεροι αγνοούν τα tasks αυτής της περιοχής λόγω του χαμηλού urgency. Εδώ είναι το να ξεκινήσω π.χ. ένα νέο hobby, να κανονίσω το τριήμερο που συζητούσαμε με τους φίλους μου, να περάσω να δω τους γονείς/συγγενείς μου, να ξεκινήσω το μεταπτυχιακό μου, κτλ.

Q3: Εδώ είναι όλα τα μικροπράγματα που πρέπει να γίνουν άμεσα αλλά δεν είναι τόσο σημαντικά στην όλη εικόνα των στόχων μου σε οποιονδήποτε ρόλο.

Q4: Εδώ είναι όλα αυτά με τα οποία δεν θα πρεπε κανονικά να ασχολούμαι γιατί δεν είναι ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα (π.χ. να σερφάρω παραπάνω στο ίντερνετ, να κάνω τσατ με τις ώρες, κάποια τηλεφωνήματα που δεν χρειάζονται κτλ).

Το σωστό λοιπόν είναι να ασχολούμαστε με τα important items (Q1 και Q2) να κάνουμε delegate σε άλλους τα items του Q3 και να περιορίζουμε στο ελάχιστο τον χρόνο μας στο Q4. Όσο περισσότερο αφιερώνετε τον χρόνο σας στα Q1 και Q2 τόσο περισσότερα θα πετύχετε από αυτά που είναι πραγματικά σημαντικά. Το κλειδί με το Q2 είναι πως απλά πρέπει να αποφασίσετε να τα ξεκινήσετε άμεσα και να μην περιμένετε να περάσει ο χρόνος και να τα αναβάλετε διαρκώς.