Ανάλυση S.W.O.T. (by Thessaloniki's Marketing Consultants)

Η ανάλυση S.W.O.T. εξετάζει τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες της επιχείρησής σας, καθώς και τις ευκαιρίες και τις απειλές που αντιμετωπίζει στην αγορά. Tα αρχικά S.W.O.T. σημαίνουν τα εξής: Strengths (Δυνατά σημεία) Weaknesses (Αδύνατα σημεία) Opportunities (Ευκαιρίες) Threats (Απειλές) Εστιάζοντας στους βασικούς παράγοντες που επηρεάζουν την επιχείρησή σας, τώρα και στο μέλλον, η ανάλυση S.W.O.T. αποτελεί μία ξεκάθαρη μέθοδο για τη λήψη αποφάσεων. Παρακάτω θα αναλυθούν τα εξής: Τα συνήθη δυνατά σημεία, οι συνήθεις αδυναμίες, οι ευκαιρίες και οι απειλές και ο τρόπος εντοπισμού τους. Πώς να χρησιμοποιείτε την ανάλυση S.W.O.T. για να δίνετε ώθηση στην επιχείρησή σας. Αναλύστε την επιχείρησή σας Χρησιμοποιείστε την ανάλυση S.W.O.T. ως μία τακτική μέθοδο εσωτερικού ελέγχου της ευρωστίας της επιχείρησής σας ή ορισμένων μεμονωμένων επιχειρηματικών λειτουργιών της (π.χ. το μάρκετινγκ). Μπορεί επίσης να θελήσετε να διεξάγετε μια ανάλυση S.W.O.T. κατά την προετοιμασία άντλησης πόρων χρηματοδότησης ή πριν καλέσετε συμβούλους για τον έλεγχο της επιχείρησής σας. Αποφασίστε ποιοι θα συμμετάσχουν στη διαδικασία ανάλυσης: Στους βασικούς συμμετέχοντες θα περιλαμβάνονται πιθανότατα ο γενικός διευθυντής και οι προϊστάμενοι τμημάτων. Η συμμετοχή και άλλων στελεχών θα δώσει μια πληρέστερη εικόνα και θα βοηθήσει να εξασφαλιστεί η δέσμευσή τους στην διαδικασία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να καλέσετε καλοπροαίρετους εξωτερικούς συνεργάτες που γνωρίζουν την επιχείρηση και την αγορά σας (π.χ. πελάτες και προμηθευτές). Πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν τη συμμετοχή ενός συμβούλου την πλέον πρακτική για την πρώτη τους ανάλυση S.W.O.T. Ένας σύμβουλος θα σας βοηθήσει κατά τη διαχείριση της διαδικασίας, ή θα παράσχει μια αντικειμενική άποψη. Σημειώστε τα θέματα όπως σας έρχονται στο μυαλό. Ζητήστε από όλους να εντοπίσουν τα οποιαδήποτε δυνατά σημεία ή αδυναμίες που νοιώθουν ότι έχει η επιχείρηση, και τις οποιεσδήποτε ευκαιρίες ή απειλές που πιστεύουν ότι αντιμετωπίζει η επιχείρηση. Σε αυτό το στάδιο, ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να εκφράσουν προτάσεις χωρίς να σκέφτονται αν είναι σημαντικό το θέμα. Διευκρινίστε σε όλους ότι πρέπει να είναι αυστηροί όσον αφορά τις αδυναμίες και απαισιόδοξοι όσον αφορά τις απειλές. Ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε καταλόγους ελέγχου, για να σημειώνετε προτάσεις που θα προκύψουν στη συνέχεια. Οργανώστε τις παρεμφερείς ιδέες σε ομάδες. Αξιολογήστε τη σημασία των θεμάτων που έχουν εντοπιστεί. Βεβαιωθείτε ότι τα θέματα που έχουν τεθεί είναι ρεαλιστικά. Για παράδειγμα, κάποιο δυνατό σημείο ενδέχεται να μην ισχύει πλέον (π.χ. ένα προϊόν που πέρυσι ήταν τελευταίας τεχνολογίας ενώ πλέον θεωρείται ξεπερασμένο). Αξιολογήστε αν τα δυνατά σημεία (ή οι αδυναμίες) σας αποτελούν για την επιχείρησή σας πλεονέκτημα (ή όχι) έναντι των ανταγωνιστών. Για παράδειγμα, το δυνατό πρόγραμμά σας έρευνας και ανάπτυξης σας είναι άχρηστο αν δεν έχετε τους απαραίτητους πόρους, για να εκμεταλλευτείτε το αποτέλεσμα. Μην εκπλαγείτε αν ορισμένοι παράγοντες προκύψουν και ως δυνατό σημείο και ως αδυναμία. Δημιουργήστε ένα απλό και σαφές σχέδιο δράσης. Προσδιορίστε τι θα πρέπει να γίνει, για να ξεπεραστούν οι αδυναμίες, να αξιοποιηθούν οι ευκαιρίες και να αντιμετωπιστούν οι απειλές. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει τα μέτρα που θα πρέπει να ληφθούν, το προσωπικό που θα απασχοληθεί, τα χρονικά πλαίσια και τον προϋπολογισμό. Απασχολήστε βασικά στελέχη του προσωπικού σας στην κατάρτιση του σχεδίου δράσης, για να εξασφαλίσετε τη δέσμευσή τους. Έχετε διαθέσιμη την ανάλυση S.W.O.T. και το σχέδιο δράσης, για να ανατρέχετε σε αυτά όταν πρέπει να λάβετε σημαντικές αποφάσεις. Δυνατά σημεία Τα δυνατά σημεία σας είναι συνήθως εύκολο να εντοπιστούν, μέσα από το διαρκή διάλογο με τους πελάτες και τους προμηθευτές σας. Τα αρχεία σας (π.χ. πωλήσεων) θα σας βοηθήσουν επίσης να καθορίσετε τους τομείς στους οποίους είστε ιδιαίτερα δυνατοί (π.χ. τις αυξανόμενες πωλήσεις ενός συγκεκριμένου προϊόντος). Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, τα δυνατά σημεία διακρίνονται σε τέσσερις κατηγορίες που αναλύονται παρακάτω και είναι: Η υγιής οικονομική κατάσταση, η οποία ενδέχεται να σας δίνει το προβάδισμα έναντι των ανταγωνιστών σας. Μεταξύ των σημαντικών παραγόντων περιλαμβάνονται οι εξής: Ταμειακή ροή. Αυξανόμενος κύκλος εργασιών και κερδοφορία. Σωστή οικονομική διαχείριση, καλός πιστωτικός έλεγχος και ελάχιστες επισφαλείς απαιτήσεις. Δυνατός ισολογισμός. Πρόσβαση σε μεγάλες πιστώσεις, ισχυρή πιστοληπτική ικανότητα και καλή σχέση με την τράπεζα και άλλες πηγές χρηματοδότησης. Το μάρκετινγκ, το οποίο ίσως να αποτελεί το κλειδί για την επιτυχία σας. Για παράδειγμα, η επιχείρησή σας μπορεί να επωφελείται από τα εξής: Προβάδισμα σε μια κερδοφόρο αγορά niche (επιλεγμένο τμήμα της αγοράς με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά) Καλή φήμη και δυνατό όνομα. Σίγουρη πελατειακή βάση. Ευρύ φάσμα προϊόντων. Αποτελεσματική έρευνα και ανάπτυξη, χρήση σχεδιασμού και καινοτομιών. Εκπαιδευμένο προσωπικό πωλήσεων. Ολοκληρωμένη υποστήριξη μετά την αγορά (after sales). Προστατευμένη πνευματική ιδιοκτησία (π.χ. καταχωρημένα σχέδια, πατενταρισμένα προϊόντα). Οι ικανότητες των στελεχών διοίκησης και του προσωπικού, καθώς και τα διάφορα συστήματα μπορεί να αποτελούν εξίσου σημαντικές ισχυρές βάσεις για επιτυχία. Περιλαμβάνουν παράγοντες, όπως: Ισχυρή διαχείριση σε βάθος. Ικανότητα για γρήγορη λήψη αποφάσεων. Υπάλλήλους με προσόντα, επιτυχή διαδικασία προσλήψεων και αποτελεσματική εκπαίδευση και ανάπτυξη. Δυνατά κίνητρα και υψηλό ηθικό. Αποδοτική διοίκηση. Τα δυνατά σημεία της παραγωγής περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων κατάλληλους χώρους γραφείων και παραγωγής, και καλές πηγές υλικών ή υποσυστημάτων. Μπορεί να επωφελείστε από τα εξής: Σύγχρονες, χαμηλού κόστους εγκαταστάσεις παραγωγής. Πρόσθετη παραγωγική ικανότητα. Μια καλή τοποθεσία. Αποτελεσματικές προμήθειες και καλή σχέση με τους προμηθευτές. Να γνωρίζετε ότι τα δυνατά σημεία δεν είναι πάντα αυτά που φαίνονται. Τα δυνατά σημεία ενδέχεται να συνεπάγονται αδυναμίες (για παράδειγμα, οι κορυφαίες επιχειρήσεις της αγοράς χαρακτηρίζονται συχνά από εφησυχασμό και μεγάλη γραφειοκρατία) και συχνά συνεπάγονται απειλές (για παράδειγμα, ο καλύτερος πωλητής σας μπορεί να είναι δυνατό σημείο - μέχρι να παραιτηθεί). Αδύνατα σημεία Τις αδυναμίες συχνά τις γνωρίζουμε, αλλά προσπαθούμε να τις αγνοούμε. Η κακή οικονομική διαχείριση μπορεί να οδηγήσει στις εξής καταστάσεις: Να μην υπάρχουν αρκετοί διαθέσιμοι πόροι για επένδυση σε ένα νέο εργοστάσιο ή στην ανάπτυξη προϊόντων. Όλες οι διαθέσιμες ασφαλιστικές δικλείδες, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών περιουσιακών στοιχείων και εγγυήσεων έχουν ήδη δεσμευτεί για υπάρχοντα δάνεια. Ο κακός πιστωτικός έλεγχος οδηγεί σε μη προβλέψιμη ταμειακή ροή. Εάν το μάρκετινγκ δεν έχει σαφή προσανατολισμό μπορεί να οδηγήσει στα εξής: Ψυχρή αντιμετώπιση των απαιτήσεων των πελατών. Περιορισμένο ή απαρχαιωμένο φάσμα προϊόντων. Εφησυχασμό και έλλειψη καινοτομίας. Οι αδυναμίες των στελεχών διοίκησης και του προσωπικού είναι συχνά δύσκολο να εντοπιστούν, εκτός αν τις εξετάσει κανείς εκ των υστέρων. Συνήθη παραδείγματα είναι: Η αδυναμία ανάδειξης και εκπαίδευσης διαδόχων. Η αποκλειστική συγκέντρωση της εξειδικευμένης γνώσης και του ελέγχου στα χέρια λίγων βασικών στελεχών. Η αδυναμία λήψης εξωτερικής συμβουλής. Μεγάλη συχνότητα αλλαγής προσωπικού. Η αναποτελεσματική παραγωγή και οι ακατάλληλοι χώροι γραφείων και παραγωγής μπορούν να υπονομεύσουν οποιαδήποτε επιχείρηση, όσο σκληρά κι αν δουλεύουν οι εργαζόμενοι. Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα περιλαμβάνουν τα εξής: Κακή τοποθεσία και απεριποίητοι χώροι εργασίας. Απαρχαιωμένος εξοπλισμός, υψηλό κόστος παραγωγής και χαμηλή παραγωγικότητα. Μακρόχρονες μισθώσεις που καθηλώνουν την επιχείρηση σε ακατάλληλα γραφεία ή στη χρήση ακατάλληλου εξοπλισμού. Ευκαιρίες Οι εξωτερικές αλλαγές παρέχουν ευκαιρίες, τις οποίες οι επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται από σωστή διαχείριση μπορούν να εκμεταλλευτούν προς όφελος τους. Οι αλλαγές που εμπλέκουν οργανισμούς και άτομα που επηρεάζουν άμεσα την επιχείρησή σας, μπορεί να σας αποκαλύψουν εντελώς νέες δυνατότητες. Για παράδειγμα: Η χρεοκοπία ενός ανταγωνιστή Η καλύτερη πρόσβαση σε πιθανούς νέους πελάτες και αγορές (π.χ. αγορές του εξωτερικού). Οι αυξημένες πωλήσεις σε υπάρχοντες πελάτες, ή νέες επαφές που αποκτήθηκαν μέσω αυτών. Η ανάπτυξη νέων καναλιών διανομής (π.χ. του Διαδικτύου). Η βελτίωση των διακανονισμών προμήθειας, όπως π.χ. προμήθεια ανάλογα με τις ανάγκες που προκύπτουν. Η ευκαιρία πρόσληψης ενός βασικού στελέχους από έναν ανταγωνιστή. Η παρουσία χρηματοδοτών που ενδιαφέρονται για τη χρηματοδότηση τυχόν δραστηριοτήτων της επιχείρησής σας. Το ευρύτερο επιχειρηματικό περιβάλλον μπορεί να αλλάξει προς όφελός σας. Οι αλλαγές ενδέχεται να είναι οι εξής: Πολιτικές ή νομοθετικές αλλαγές. Για παράδειγμα, μια αλλαγή στη νομοθεσία που απαιτεί οι πελάτες να αγοράζουν ένα προϊόν. Οικονομικές τάσεις. Για παράδειγμα, πτωτικά επιτόκια με αποτέλεσμα να μειώνεται το κόστος του κεφαλαίου. Κοινωνικές εξελίξεις. Για παράδειγμα, δημογραφικές αλλαγές ή μεταβαλλόμενες καταναλωτικές απαιτήσεις που οδηγούν σε αύξηση της ζήτησης για τα προϊόντα σας. Νέες τεχνολογίες Για παράδειγμα, νέα υλικά, νέες διαδικασίες και συστήματα πληροφορικής. Απειλές Οι απειλές μπορεί να είναι ασήμαντες μέχρι και ικανές να καταστρέψουν την επιχείρηση. Και σε αυτή την περίπτωση, οι αλλαγές στις οποίες εμπλέκονται οργανισμοί και άτομα που επηρεάζουν άμεσα την επιχείρησή σας μπορεί να έχουν εκτεταμένες επιπτώσεις. Για παράδειγμα: Τα βελτιωμένα ανταγωνιστικά προϊόντα ή η εμφάνιση νέων ανταγωνιστών. Η απώλεια ενός σημαντικού πελάτη. Η υπερβολική εξάρτηση από ένα διανομέα ή μια ομάδα διανομέων. Η αδυναμία των προμηθευτών να τηρούν τις προδιαγραφές ποιότητας. Οι αυξήσεις των τιμών εκ μέρους των προμηθευτών. Μια πιο κλειστή αγορά εργασίας, με αποτέλεσμα μεγαλύτερη δυσκολία στις προσλήψεις. Η αποχώρηση βασικών στελεχών που ενδεχομένως γνωρίζουν επαγγελματικά μυστικά. Η μείωση των πιστωτικών ορίων εκ μέρους των δανειστών ή αύξηση των δαπανών. Μια αναπροσαρμογή του μισθώματος που απειλεί να αυξήσει τα πάγια έξοδα ή η λήξη της μίσθωσης. Δικαστικές διαδικασίες (π.χ. η μήνυση από έναν πελάτη). Το ευρύτερο επιχειρηματικό περιβάλλον μπορεί να αλλάξει εις βάρος σας. Αυτό μπορεί να είναι αποτέλεσμα: Πολιτικών ή νομοθετικών αλλαγών. Για παράδειγμα, νέα νομοθεσία που αυξάνει τα έξοδά σας ή που απαιτεί επανασχεδιασμό των προϊόντων. Οικονομικών τάσεων Για παράδειγμα, χαμηλότερες τιμές συναλλάγματος με αποτέλεσμα χαμηλότερο εισόδημα από δραστηριότητες στο εξωτερικό. Κοινωνικών εξελίξεων Για παράδειγμα, απαιτήσεις των καταναλωτών για προϊόντα 'φιλικά προς το περιβάλλον'. Νέων τεχνολογιών Για παράδειγμα, τεχνολογία που καθιστά τα προϊόντα σας απαρχαιωμένα ή δίνει το πλεονέκτημα στους ανταγωνιστές. Οι πληροφορίες σχετικά με τις ευκαιρίες και τις απειλές θα πρέπει να συλλεχθούν από εσάς ως μέρος της έρευνας αγοράς σας (π.χ. από επαγγελματικούς φορείς και ειδικές εκδόσεις) Δράση Τα αποτελέσματα της ανάλυσης S.W.O.T. - και οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν - διαφέρουν για κάθε επιχείρηση. Επωφεληθείτε από τις ευκαιρίες που σας δίνουν τα δυνατά σημεία σας. Οι ευκαιρίες που προκύπτουν από τα δυνατά σημεία σας μπορεί να σας ωθούν στην επιδίωξη μιας στρατηγικά επιθετικής επέκτασης. Η ανάλυση S.W.O.T. μπορεί επίσης να προσφέρει άλλες στρατηγικές επιλογές. Για παράδειγμα: Τη διαφοροποίηση των σημαντικών απειλών από τις ευοίωνες ευκαιρίες. Την εστίαση στη μετατροπή των αδυναμιών σε τομείς σημαντικών ευκαιριών. Τη λήψη προστατευτικών μέτρων σε τομείς απειλών όπου παρουσιάζετε αδυναμίες . Αντιμετωπίστε τις αδυναμίες σας Αποφασίστε ποιες αδυναμίες πρέπει να αντιμετωπιστούν ως προτεραιότητα. Ωστόσο, θα πρέπει να συνειδητοποιείτε και να μην υποτιμάτε και τις υπόλοιπες αδυναμίες σας, μέχρι ο χρόνος και οι πόροι να σας επιτρέψουν την εύρεση μιας λύσης. Ορισμένες αδυναμίες μπορεί να μετατραπούν σε δυνατά σημεία ή ευκαιρίες. Για παράδειγμα, ίσως να είναι δυνατό να μετατρέψετε μία έλλειψη στην παραγωγική διαδικασία σε αυξημένη αξία των προϊόντων σας λόγω σπανιότητας. (π.χ. χειροποίητη κατασκευή έναντι μιας βιομηχανοποιημένης) Ορισμένες αδυναμίες έχουν σαφή λύση. Για παράδειγμα, τα οικονομικά προβλήματα μπορούν να λυθούν με την συγκέντρωση περισσότερων πόρων χρηματοδότησης, και η ανεπάρκεια στην παραγωγή μπορεί να καλυφθεί με την πρόσληψη νέων υπαλλήλων. Ορισμένες αδυναμίες απαιτούν χρόνο και χρήματα για να αντιμετωπιστούν. Για παράδειγμα, ίσως να χρειαστεί να ξεκινήσετε ένα πρόγραμμα βελτιώσεων μέσω της εκπαίδευσης ή της διαχείρισης ποιότητας. Προστατευτείτε από τις απειλές. Για παράδειγμα: Δημιουργήστε δυνατές σχέσεις με προμηθευτές και πελάτες. Ενθαρρύνετε τις καλές σχέσεις μεταξύ των υπαλλήλων. Εξασφαλίστε ότι έχετε ξεκάθαρες και λογικές συμβάσεις με τους προμηθευτές, τους πελάτες και τους υπαλλήλους. Προβλέψτε ασφαλιστική κάλυψη κατά ευνόητων κινδύνων. Καταρτίστε ρεαλιστικά σχέδια για απρόοπτες εξελίξεις για την αντιμετώπιση πιθανών κρίσεων. Υιοθετήστε τα σωστά είδη συμβάσεων υπηρεσιών για τα βασικά στελέχη. Οι επιτυχημένες επιχειρήσεις εστιάζουν στην κατάκτηση αγορών niche και στη δημιουργία "φραγμών" για να αποτρέψουν την είσοδο πιθανών ανταγωνιστών σε αυτές τις αγορές. by Thessaloniki's Marketing Consultants) http://www.marketingpower.gr